El digital project manager o gestor de proyectos digitales, es uno de los perfiles más demandados actualmente en el mundo digital. Pero muchas veces nos pueden surgir dudas al intentar entender cuáles son las funciones de este perfil, el grado de seniority que se necesita para acceder a este puesto o qué conocimientos y habilidades debe tener un project manager.
Empecemos por comentar que la función principal del digital project manager es la de coordinar equipos digitales y hacer de intermediario entre el o los clientes y el equipo, ya sea en una agencia o en una empresa. Su gran baza, por tanto, es la experiencia en manejar equipos, saber dar instrucciones, cumplir un plan, y trabajar con la vista puesta en objetivos.
En definitiva, el director de proyectos es ideólogo, mediador, gestor, comunicador y punto de equilibrio entre varios intereses; pero no es ejecutor y no toma decisiones de forma unilateral que competen a alguno de los agentes interesados en el proyecto.
¿Cuáles son las responsabilidades del digital project manager?
Como manager del equipo, este perfil es el que tiene que tomar control de todo el proyecto de principio a fin y asegurarse de que se establezcan y lleven a cabo todas las tareas necesarias en el tiempo estimado para que el proyecto sea un éxito. Veamos algunas de estas responsabilidades:
- Presentar el proyecto al cliente en los diferentes estadios del mismo. El diálogo con el cliente sucede en diferentes etapas, desde las primeras tomas de contacto (briefing y contrabriefing) hasta la presentación de propuestas y cierre del proyecto. El director de proyectos es el encargado de hacer las presentaciones, “vender” su producto, defender su idea de cómo hacerlo (consensuada con el equipo) y escuchar las opiniones del cliente para luego trasladarlas al equipo.
- Aplicar una metodología de trabajo y definir unos plazos. Para que cada uno pueda cumplir su rol dentro del conjunto, hace falta una metodología de trabajo común, entendida y practicada por todos. El director de proyectos es el responsable de diseñarla, explicarla y procurar que se cumpla.
- Puente de comunicación y sujeto de referencia para todas las partes implicadas. El director de proyectos actúa como bisagra, por esto tiene que estar permanentemente localizable. Siempre será la persona a la que se dirijan todos los stakeholders, el nexo común que responde por todos y que traslada los mensajes. Además, al ser el líder, también es el que delega, informa y ordena.
- Negociar o asistir en negociaciones, siendo el director de proyectos el único que tiene en mente los intereses y necesidades de todas las partes. Aunque no tenga los conocimientos o la potestad para tomar ciertas decisiones, en la negociación tendrá que pensar en todos los implicados y defender sobre todo los intereses y necesidades de los que no están presentes, para el beneficio global.
- Entender los flujos de trabajo. Cada tarea de cada equipo (o miembro de este) ocupa un tiempo, unas dificultades y, lo más importante, ser consciente de cómo se retroalimenta con las otras. Un buen gestor tiene memorizados los deadlines de cada tarea, los pasos siguientes y el plazo de entrega controlado.
- Hacer un seguimiento de todas las tareas para que se vaya cumpliendo con lo estipulado, siempre manteniendo una visión global de todo el proyecto, es decir, de lo que está hecho, lo que se está haciendo y lo que está por hacer.
- Control de calidad. Aunque no tenga los conocimientos para elaborar, por ejemplo, un informe técnico, tiene que pedir uno donde se refleje si se están cumpliendo las condiciones pactadas con el cliente o si los resultados se corresponden con los objetivos.
- Gestión y control de problemas. Ante todo, tiene que anticiparlos, pero si surgen, debe tener la iniciativa y la capacidad para manejarlos. Tomar decisiones, encontrar soluciones (o personas que puedan aportarlas) y comunicarlas a los interesados con transparencia y celeridad.
Finalmente, el director del proyecto revisa toda la información acumulada, procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todas las tareas están completadas correctamente y de que el proyecto cumple con los requisitos acordados en su planteamiento.
También ha de hacer balance y recopilar valoraciones sobre lo que ha ido bien y mal, sobre todo en relación con la dinámica de trabajo del equipo y en la asunción de los objetivos inicialmente previstos. La fase de cierre automáticamente obliga a reuniones de evaluación en las que se evaluará todo el proceso de trabajo desde el principio hasta el final del proyecto y se extraerán conclusiones.
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