¿Qué es un evento híbrido?
Los eventos híbridos combinan los elementos de los formatos existentes de eventos: el presencial y el online, pudiéndose disfrutar desde dispositivos móviles u ordenadores.
En los tiempos de emergencia sanitaria que atravesamos, podemos volver a vivir los eventos en vivo, pero la opción online se ha convertido en la más exitosa en cuanto a número de asistentes se refiere.
Aunque este tipo de formato mixto no es nuevo, es cierto que ha habido un mayor desarrollo de la tecnología para que se pueda realizar en las mejores condiciones posibles tanto físicamente como en el entorno virtual.
¿Qué debemos buscar en la tecnología que se nos ofrece para un evento híbrido?
Esto dependerá mucho del tipo de evento. No será lo mismo una feria de turismo que un festival de música, pero, en líneas generales, podemos centrarnos en los siguientes puntos:
- El país en el que se realiza el evento, cómo se realiza, la fiabilidad del mismo, la escalabilidad y la seguridad del data.
- La customización: a los asistentes les gusta que el evento sea virtual para tener la sensación de que están físicamente presentes en el caso de que no puedan asistir.
- La calidad de vídeo en live streaming.
- Las oportunidades de networking con otros asistentes.
- La posibilidad de gamificación, virtual photocall, social media, etc.
- Y, por supuesto, el presupuesto.
¿Cuáles son las claves de un evento híbrido de éxito?
El éxito puede depender de tres factores fundamentales: el contenido, el networking y la producción de buenos vídeos que generen engagement. El tipo de contenido que produzcas debe estar adaptado a tu audiencia en ambos formatos: presencial y online.
Siempre debes asegurarte de que los asistentes de ambos mundos estén atendidos correctamente. La parte virtual del evento requiere de mucho más que simplemente un stream: es indispensable ofrecer un buen contenido ajustado y un buen viaje interactivo.
Las 5 mejores plataformas para eventos híbridos
- Intrado: para organizaciones empresariales. Prácticamente todas las partes del evento son customizables, lo que resulta genial si el branding es importante. Una cosa muy buena de Intrado es que, después de la celebración del evento virtual, la plataforma permanece accesible por unos meses. También, ofrece funcionalidades para los patrocinadores: pueden customizar su estand virtual y adaptar un chat en vivo.
- Bizzabo: Bizzabo se presenta como una «plataforma para el éxito de eventos», un todo en uno diseño para ser igualmente eficaz a la hora de organizar eventos presenciales, virtuales e híbridos. Esto significa que incluye cada paso en el ciclo de vida de un evento: la venta de entradas, la configuración, el registro, los sitios web de eventos personalizados y las capacidades incorporadas para la integración con CRM, así como para proporcionar informes personalizados. La plataforma está muy orientada a la planificación de eventos de marketing B2B a nivel empresarial para una organización que celebra muchos eventos y, como tal, tiene un precio equivalente. También, Bizzabo recibe altas calificaciones por su despliegue de características de compromiso personalizado y muchos usuarios la describen como una plataforma sencilla e intuitiva.
- ON24: esta «plataforma de experiencia digital» ofrece muchísimas posibilidades. Entre ellas, podemos decir que destaca en los webinars. En general, ON24 es más útil para empresas medianas y grandes u organizaciones con pequeños equipos de eventos que tienden a producir muchos seminarios web. La plataforma está bien documentada y facilita la creación de plantillas y la actualización de seminarios web específicos. Además, ON24 está bien preparada para grabar las presentaciones y el audio en el sistema sin necesidad de cronometrar las diapositivas, etc. También, está equipada con funciones de educación, lo que la hace muy útil para cursos y formaciones. Sin embargo, hay que tener en cuenta que es un poco limitada para eventos con interacción con el público y, aunque en general es fácil de usar, a veces puede ser demasiado compleja para los asistentes con menos conocimientos técnicos.
- Airmeet: el objetivo de Airmeet es crear una plataforma de eventos virtuales más centrada en el público. Esta solución de eventos en línea basada en la nube busca crear eventos inmersivos impulsados por el compromiso y con una fuerte interactividad para todos los participantes. Para ello, emplea características como una sala de networking con «mesas» y «sillas», y ofrece un listado de personas en la plataforma para que los invitados puedan ponerse en contacto entre sí fuera de las sesiones. Airmeet pretende simular la experiencia de un evento en persona, ofreciendo una navegación intuitiva y las máximas posibilidades de interacción. Existe una versión gratuita, adecuada para equipos pequeños y pruebas, aunque su versión rica en funciones está orientada a empresas y organizaciones de tamaño medio.
- Goldcast: es una plataforma creada específicamente para que las empresas realicen eventos online modernos, significativos y medibles: summits de clientes, talleres, lanzamientos de productos, summits de liderazgo intelectual, conferencias regionales, etc. Goldcast proporciona sólidas herramientas y cuadros de mando para que puedas medir el ROI del evento y obtener información concluyente sobre la calificación de los clientes potenciales. Goldcast se integra perfectamente con más de 20 herramientas de marketing y CRM (HubSpot, Pardot, Marketo, etc.) para la automatización del flujo de trabajo del evento. No sólo puede crear una gran experiencia para los asistentes, sino también impulsar un pipeline de su evento.
Antes, la audiencia se conformaba con eventos virtuales no muy perfeccionados, pero, ahora, estamos en un momento donde las expectativas son muy altas en cuanto a los contenidos, especialmente para mantener al público enganchado y atento. Para que los organizadores consigan un ROI alto con respecto a las inversiones en estas plataformas, el contenido debe ser de la mayor calidad posible.
A la hora de comparar plataformas, asegúrate de investigar más allá de las simples características y precios, por supuesto siempre que sea muy adaptable a tu evento y a tu audiencia.
¿Has utilizado alguna plataforma de eventos híbridos y quieres compartir tu experiencia con nosotros? ¡Somos todos ojos!
Autor: Alfonso Cabello, profesor de eventos digitales online en IM Digital Business School.
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